Waarom komt een e-mail niet goed aan of in de spam?
In dit artikel leggen we je uit wat je kunt doen als e-mails niet goed aankomen bij de ontvanger of terechtkomen in de spam.
Table of Contents
Wat kunnen wij voor je doen om dit uit te zoeken?
Als e-mail niet goed aankomt bij de eindontvanger kan dat aan heel veel verschillende dingen liggen.
Om het probleem helemaal goed te kunnen analyseren moeten we het volgende in kaart brengen:
- vanuit welk e-mailadres wordt de e-mail verstuurd?
- vanaf welk ip-adres wordt de e-mail verzonden? Is dat rechtstreeks vanuit de mailbox? Of vanuit iets anders zoals bijvoorbeeld een contactformulier of een facturatiesoftware?
- naar wie wordt het bericht verstuurd?
- Is er tussen verzender en ontvanger ergens een anti-spam filter actief?
- worden er attachments meegestuurd?
- zijn alle DNS records correct ingesteld voor het verzendende domein?
- Zijn er forwarders in gebruik voor de verzender of de ontvanger?
Als de e-mail via onze servers verzonden is dan kunnen wij in de logs zoeken op e-mailadres, ip-adres, titel, en datum/tijdstip. Als je zorgt dat je die dingen bij de hand hebt dan kunnen we je dus het beste en het snelste helpen.
Omdat dit vaak even wat uitzoekwerk vraagt kun je ons de informatie het beste per mail toesturen, dan komen wij er zo snel mogelijk op terug.
Wat kun je zelf al testen?
- Je kunt de DNS instellingen van het verzendende domein testen. Dat kan bijvoorbeeld met de e-mailhealthcheck van mxtoolbox: https://mxtoolbox.com/emailhealth
- Je kunt een test doen met behulp van bijvoorbeeld https://www.mail-tester.com/
De stappen voor die tweede test zijn dan:
- Ga naar mail-tester.com en kopieer het e-mailadres dat je daar ziet staan
- Neem hetzelfde bericht (inclusief eventuele attachments) dat eerder niet goed aangekomen is, en verzend dat bericht nu naar het gekopieerde e-mailadres
- Voor de perfect test boots je de oorspronkelijke situatie zoveel mogelijk na: verstuur dus hetzelfde bericht met dezelfde attachment(s) en dezelfde titel, vanuit dezelfde e-mailsoftware, op hetzelfde apparaat, op hetzelfde netwerk.
- Ga daarna naar mail-tester.com terug en zorg ervoor dat het gekopieerde e-mailadres hier te zien is:
Als je dan op "Then check your score" klikt krijg je een heel uitgebreid rapport met daarin informatie over wat er wel of niet goed was aan het e-mailbericht en de instellingen.
Mocht je de tests gedaan hebben en toch vragen hebben kun je dan de URL van het mail-tester rapport met ons delen? Wij kunnen op die manier het hele rapport bestuderen en meedenken.
Als je ons een bericht stuurt op support@ixlhosting.nl dan kijken we graag met je hoe het probleem opgelost kan worden!